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Wissen · Der Verein
Wie zahlt ein Verein jemanden aus?
Es gibt vier saubere Wege. Der fünfte, den viele nehmen, ist keiner.
Stand: 24. August 2026
Ein Verein kann Menschen auf vier Wegen bezahlen: echter Aufwandsersatz gegen Beleg, das Freiwilligenpauschale von bis zu 30 Euro am Tag und 1.000 Euro im Jahr beziehungsweise 50 und 3.000 Euro, die pauschale Reiseaufwandsentschädigung im Sport mit 120 Euro am Tag und 720 Euro im Monat, oder ein richtiger Vertrag. Steuerfrei bedeutet dabei nie automatisch sozialversicherungsfrei.
Die Frage klingt nach Buchhaltung und ist in Wahrheit eine Vertrauensfrage. Wer im Verein Geld bekommt und nicht sagen kann wofür, bringt den ganzen Verein in eine unangenehme Lage.
Die Vorfrage: Ersatz oder Entgelt?
Bevor man über Beträge spricht, muss eines klar sein. Bekommt jemand etwas ersetzt, das er ausgelegt hat? Oder bekommt er etwas bezahlt für Zeit und Leistung?
Das sind zwei völlig verschiedene Dinge, und fast alle Probleme entstehen daraus, dass sie vermischt werden. Ersatz ist unproblematisch, wenn Belege da sind. Entgelt ist Einkommen, und Einkommen hat Folgen.
Weg eins: echter Aufwandsersatz
Fahrtkosten, Material, Porto, Verpflegung bei einer Veranstaltung. Wer für den Verein etwas auslegt, bekommt es zurück. Dafür braucht es Belege und eine Abrechnung, sonst ist es kein Ersatz, sondern eine Zahlung.
Das ist der unauffälligste Weg und in kleinen Vereinen der häufigste.
Weg zwei: das Freiwilligenpauschale
Seit 2024 gibt es diese Möglichkeit für alle gemeinnützigen Vereine, nicht nur für Sportvereine. Es gibt sie in zwei Größen.
Das kleine Freiwilligenpauschale: bis zu 30 Euro pro Kalendertag und höchstens 1.000 Euro im Kalenderjahr.
Das große Freiwilligenpauschale: bis zu 50 Euro pro Kalendertag und höchstens 3.000 Euro im Kalenderjahr. Es gilt für bestimmte Tätigkeiten, etwa im Bereich Bildung, Kunst oder Sozialem.
Der Verein muss festhalten, welche Art gezahlt wurde, in welcher Höhe und an welchen Einsatztagen. Werden die Jahresgrenzen überschritten, ist das bis Ende Februar des Folgejahres zu melden.
Weg drei: die pauschale Reiseaufwandsentschädigung
Sie gilt nur für gemeinnützige Vereine, deren Zweck die Ausübung oder Förderung des Körpersports ist, und nur für Sportler, Schiedsrichter und Sportbetreuer. Rechtsgrundlage ist § 3 EStG.
Seit 2023 liegen die Sätze bei 120 Euro pro Einsatztag und höchstens 720 Euro pro Monat. Zuvor waren es 60 beziehungsweise 540 Euro. Was darüber hinausgeht, ist steuerpflichtig.
Die Meldung erfolgt einmal jährlich elektronisch bis Ende Februar des Folgejahres.
Weg vier: ein richtiger Vertrag
Wenn jemand regelmäßig für den Verein arbeitet und dafür bezahlt wird, ist es ein Beschäftigungsverhältnis. Dann führt kein Weg an einem Vertrag vorbei, je nach Lage ein Werkvertrag, ein freier Dienstvertrag oder ein echtes Dienstverhältnis.
Die Abgrenzung hängt nicht davon ab, wie man das Papier betitelt, sondern davon, wie tatsächlich gearbeitet wird: Wer bestimmt Zeit und Ort, wer stellt die Mittel, ist die Person weisungsgebunden, schuldet sie ein Werk oder ihre Arbeitskraft?
Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 551,10 Euro monatlich. Wer darüber liegt, ist voll sozialversicherungspflichtig anzumelden.
Der Satz, den man sich merken sollte
Steuerfrei heißt nicht sozialversicherungsfrei. Das sind zwei Systeme mit eigenen Regeln, und eine Befreiung im einen bedeutet keine im anderen. Bei der Reiseaufwandsentschädigung etwa entfällt die Sozialversicherung nur, wenn die Tätigkeit nicht der Hauptberuf und nicht die Haupteinnahmequelle ist.
Der fünfte Weg, der keiner ist
„Wir zahlen das einfach bar, das ist ja nur eine Kleinigkeit.“
Dieser Satz ist der Anfang der meisten Vereinsprobleme, die wir später reparieren. Ohne Aufzeichnung ist die Zahlung nicht nachvollziehbar. Bei einer Prüfung wird sie im Zweifel als Entgelt gewertet, mit Nachforderungen bei Steuer und Sozialversicherung, und die trägt der Verein.
Besonders heikel wird es, wenn Mitglieder des Leitungsorgans sich selbst etwas auszahlen. Das ist nicht verboten, aber es muss beschlossen, dokumentiert und angemessen sein. Sonst ist es genau das, was das Vereinsgesetz mit dem Gewinnausschüttungsverbot verhindern will.
Was wir empfehlen
Legen Sie einmal fest, wer im Verein auf welchem Weg Geld bekommt, und halten Sie es schriftlich fest. Ein einziges Blatt genügt. Es erspart Ihnen später Diskussionen, bei denen es nicht mehr um Beträge geht, sondern um Vertrauen.
Dieser Text gibt den Stand vom 24. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Im Zweifel gilt die jeweils geltende Fassung der genannten Gesetze.
Häufige Fragen
Darf sich der Vorstand selbst etwas auszahlen?
Zahlungen an Mitglieder des Leitungsorgans sind möglich, müssen aber beschlossen, dokumentiert und angemessen sein. Andernfalls geraten sie in die Nähe einer verbotenen Gewinnausschüttung.
Kann man Freiwilligenpauschale und Reiseaufwandsentschädigung kombinieren?
Beide Instrumente haben eigene Voraussetzungen und Grenzen. Eine Kombination ist nicht beliebig möglich und sollte im Einzelfall geprüft werden, weil die Aufzeichnungs- und Meldepflichten unterschiedlich sind.
Was ist die Geringfügigkeitsgrenze 2026?
551,10 Euro monatlich. Wer darüber verdient, ist voll sozialversicherungspflichtig anzumelden.
Reicht eine Quittung als Nachweis?
Für echten Aufwandsersatz ja, wenn daraus hervorgeht, wofür der Aufwand entstanden ist. Für Pauschalen sind zusätzlich Aufzeichnungen über Art, Höhe und Einsatztage nötig.
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