Was passiert bei einer Vereinsprüfung?

Wenn jemand sagt „bei uns steht eine Prüfung an“, lohnt die Rückfrage, welche gemeint ist. Die drei haben unterschiedliche Prüfer, unterschiedliche Maßstäbe und sehr unterschiedliche Folgen.

Erstens: die interne Prüfung durch die Rechnungsprüfer

Sie ist die häufigste und die einzige, die jeder Verein jedes Jahr hat.

Nach § 21 Vereinsgesetz muss das Leitungsorgan ein angemessenes Rechnungswesen führen, sodass die Finanzlage rechtzeitig und hinreichend erkennbar ist. Innerhalb von fünf Monaten nach Jahresende sind eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung sowie eine Vermögensübersicht zu erstellen.

Die Rechnungsprüfer prüfen dann innerhalb von vier Monaten zweierlei: die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel. Der zweite Teil wird regelmäßig unterschätzt. Es geht nicht nur darum, ob richtig gerechnet wurde, sondern ob das Geld für das ausgegeben wurde, wofür der Verein da ist.

Der Bericht geht an das Leitungsorgan. Er bestätigt entweder die Ordnungsmäßigkeit oder benennt festgestellte Mängel und Gefahren für den Bestand des Vereins. Besonderes Augenmerk gilt ungewöhnlichen Geschäften.

Und ein Detail, das kaum jemand kennt: Bei beharrlichen schweren Verstößen können die Rechnungsprüfer selbst eine Mitgliederversammlung einberufen. Sie sind also kein Feigenblatt, sondern ein Kontrollorgan mit Zähnen.

Ab wann es aufwendiger wird

Übersteigen die gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben eine Million Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, verschärfen sich die Anforderungen an die Rechnungslegung. Ab drei Millionen Euro, oder ab einer Million Euro an Spenden, ist ein erweiterter Jahresabschluss mit einem qualifizierten Abschlussprüfer nötig.

Zweitens: die abgabenrechtliche Prüfung

Das ist die, vor der sich die meisten fürchten, und die einzige, bei der es unmittelbar um Geld geht.

Die häufigste Form ist die gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge, kurz GPLB. Sie fasst mehrere Prüfungen in einem Vorgang zusammen: Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag samt Zuschlag, Kommunalsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge.

Geprüft wird durch Prüfer des Finanzamts, des Prüfdienstes für lohnabhängige Abgaben und Beiträge oder der Gesundheitskasse. Angesehen werden Lohnaufzeichnungen, Zeitaufzeichnungen, Verträge, Reisekostenabrechnungen und Zahlungsbelege.

Der Rhythmus liegt bei drei bis maximal fünf Jahren. Kürzer wird es bei einem Verdacht oder einer Anzeige.

Für Vereine sind zwei Punkte typisch: Wurden Menschen als Selbstständige behandelt, die eigentlich Dienstnehmer waren? Und wurden Pauschalen wie das Freiwilligenpauschale oder die Reiseaufwandsentschädigung sauber aufgezeichnet? Wenn die Aufzeichnungen fehlen, wird im Zweifel Entgelt angenommen, und der Verein zahlt nach.

Drittens: die vereinsbehördliche Prüfung

Sie ist die seltenste und die einschneidendste.

Nach § 29 Vereinsgesetz kann die Vereinsbehörde einen Verein mit Bescheid auflösen, wenn er gegen Strafgesetze verstößt, wenn er seinen statutenmäßigen Wirkungskreis überschreitet, oder wenn er die Voraussetzungen seines rechtlichen Bestands nicht mehr erfüllt.

Der mittlere Punkt betrifft ganz normale Vereine: Wer dauerhaft etwas anderes tut, als in den Statuten steht, überschreitet seinen Wirkungskreis. Das ist der Grund, warum der Vereinszweck kein Formsatz ist.

Was man vorbereiten kann, und zwar heute

Alle drei Prüfungen fragen im Kern dasselbe: Stimmt das, was ihr tut, mit dem überein, was ihr aufgeschrieben habt?

Praktisch heißt das: aktuelle Statuten, Protokolle der Mitgliederversammlungen und Beschlüsse, eine nachvollziehbare Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Belege zu jeder Zahlung, Aufzeichnungen über Pauschalen und Verträge mit allen, die für den Verein arbeiten.

Das ist kein großer Aufwand, wenn man es laufend macht. Es ist ein sehr großer, wenn man es nachträglich rekonstruieren muss.